Cẩm nang chuyển đổi số và tích hợp hệ thống

Đang quản lý bằng Excel và làm thủ công thì nên chuyển sang giải pháp nào?

Nên chọn giải pháp theo khâu đang tắc, không thay tất cả cùng lúc: bán hàng, khách hàng dùng CRM; đơn hàng, kho, kế toán dùng ERP; chấm công, tính lương dùng HRM; quy trình đặc thù cần phần mềm riêng; nhiều phần mềm rời rạc thì cần tích hợp. Excel chuẩn hóa vẫn đủ khi ít người cùng sửa, một kênh, một kho. Bước đầu là chọn khâu tốn công nhất để làm trước.

Excel hiếm khi vướng ở mọi khâu cùng lúc, nên giải pháp cũng chọn theo từng khâu:

Trường hợp Excel vẫn đủ dùng

• Một, hai người cập nhật và ít khi sửa cùng lúc.
• Một kênh bán, một kho, quy chế lương đơn giản.
• Báo cáo cuối kỳ không phải gom từ nhiều file.

Bước đầu tiên

1. Liệt kê các file và việc nhập tay: ai nhập, bao lâu một lần, hay sai ở đâu.
2. Chọn một khâu tốn công hoặc hay sai nhất, đặt một chỉ số cần cải thiện như số lần nhập lại hay thời gian chốt báo cáo.
3. Chuẩn hóa ngay trong Excel: một file chung, mã khách hàng, mã sản phẩm, danh sách trạng thái cố định.
4. Khi chọn phần mềm cho khâu đầu, kiểm tra nó nhận được dữ liệu từ Excel và có API hoặc xuất được dữ liệu để nối các khâu sau.

PTK Solutions có dịch vụ cho cả năm hướng trên, từ CRM, ERP, HRM đến phần mềm theo yêu cầu và tích hợp hệ thống, và có thể cùng doanh nghiệp chọn khâu nên làm trước.