Trả lời nhanh
Điều doanh nghiệp cần biết
Hãy bắt đầu từ một điểm nghẽn kinh doanh đo được, không phải từ việc mua thêm phần mềm. Vẽ đường đi của một đơn hàng, chọn hệ thống giữ bản gốc cho dữ liệu khách hàng, sản phẩm và giao dịch, rồi kết nối các phần mềm đang dùng qua API hoặc đồng bộ theo lịch. Chạy thử trong phạm vi hẹp, so với số liệu trước khi làm rồi mới mở rộng.
Nhiều doanh nghiệp đã có phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, website, Zalo OA và vài file Excel dùng chung, nhưng số liệu giữa sales, kho và kế toán vẫn không khớp. Nhân viên chép cùng một đơn hàng qua hai, ba nơi; cuối tháng phải gom file từ từng phòng ban mới có báo cáo; muốn đổi phần mềm thì lo bỏ phí hệ thống cũ. Vấn đề thường không nằm ở chỗ thiếu công cụ, mà ở chỗ quy trình, dữ liệu và các phần mềm chưa được nối thành một dòng chảy.
Cẩm nang này gom các bài viết giúp chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ đi đúng thứ tự: chọn một bài toán kinh doanh đo được, thống nhất dữ liệu gốc về khách hàng, sản phẩm và giao dịch, kết nối các phần mềm đang dùng, bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định hiện hành, rồi đo chi phí và hiệu quả trước khi mở rộng. Mỗi bài trả lời một câu hỏi cụ thể, nên bạn có thể bắt đầu từ đúng tình huống mình đang gặp.
Câu hỏi doanh nghiệp hay hỏi
- Công ty đang dùng nhiều phần mềm rời rạc, làm sao kết nối website, CRM, ERP và kế toán với nhau?
- Mỗi phòng ban giữ một file riêng, số liệu giữa sales, kho và kế toán không khớp thì xử lý thế nào?
- Doanh nghiệp nên bắt đầu chuyển đổi số từ đâu khi chưa biết việc nào cần làm trước?
- Làm sao lập lộ trình chuyển đổi số để doanh nghiệp nhỏ thấy kết quả trong 90 ngày?
- Làm sao biết tiền đầu tư chuyển đổi số có mang lại hiệu quả thật?
Đang quản lý bằng Excel và làm thủ công thì nên chuyển sang giải pháp nào?
Nên chọn giải pháp theo khâu đang tắc, không thay tất cả cùng lúc: bán hàng, khách hàng dùng CRM; đơn hàng, kho, kế toán dùng ERP; chấm công, tính lương dùng HRM; quy trình đặc thù cần phần mềm riêng; nhiều phần mềm rời rạc thì cần tích hợp. Excel chuẩn hóa vẫn đủ khi ít người cùng sửa, một kênh, một kho. Bước đầu là chọn khâu tốn công nhất để làm trước.
Excel hiếm khi vướng ở mọi khâu cùng lúc, nên giải pháp cũng chọn theo từng khâu:
| Khâu đang làm bằng Excel | Giải pháp | Bài đọc |
|---|---|---|
| Bán hàng, chăm sóc khách hàng | CRM | Chọn phần mềm CRM cho doanh nghiệp nhỏ |
| Đơn hàng, kho, kế toán | ERP | Tư vấn triển khai ERP, HRM |
| Chấm công, tính lương | HRM | Phần mềm HRM chấm công, tính lương |
| Quy trình đặc thù, không phần mềm nào vừa | Phần mềm theo yêu cầu | Làm phần mềm theo yêu cầu |
| Đã có nhiều phần mềm nhưng vẫn nhập lại | Tích hợp hệ thống | Kết nối các phần mềm doanh nghiệp |
Trường hợp Excel vẫn đủ dùng
- Một, hai người cập nhật và ít khi sửa cùng lúc.
- Một kênh bán, một kho, quy chế lương đơn giản.
- Báo cáo cuối kỳ không phải gom từ nhiều file.
Bước đầu tiên
- Liệt kê các file và việc nhập tay: ai nhập, bao lâu một lần, hay sai ở đâu.
- Chọn một khâu tốn công hoặc hay sai nhất, đặt một chỉ số cần cải thiện như số lần nhập lại hay thời gian chốt báo cáo.
- Chuẩn hóa ngay trong Excel: một file chung, mã khách hàng, mã sản phẩm, danh sách trạng thái cố định.
- Khi chọn phần mềm cho khâu đầu, kiểm tra nó nhận được dữ liệu từ Excel và có API hoặc xuất được dữ liệu để nối các khâu sau.
PTK Solutions có dịch vụ cho cả năm hướng trên, từ CRM, ERP, HRM đến phần mềm theo yêu cầu và tích hợp hệ thống, và có thể cùng doanh nghiệp chọn khâu nên làm trước.
Dịch vụ liên quan
Tư vấn chuyển đổi số & tích hợp hệ thống
Tư vấn lộ trình chuyển đổi số, tích hợp hệ thống CRM–ERP–website–dữ liệu thành một nền tảng vận hành thống nhất cho doanh nghiệp.
PTK Solutions là công ty công nghệ tại TP.HCM (mã số thuế 0316775211), 8+ năm kinh nghiệm và 500+ dự án cho doanh nghiệp Việt Nam, nhất là doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Câu hỏi thường gặp
Nên thay toàn bộ phần mềm đang dùng hay giữ lại và kết nối từng phần?
Giữ lại và kết nối khi phần mềm hiện tại vẫn đáp ứng nghiệp vụ chính, có API hoặc xuất được dữ liệu, và vấn đề chủ yếu là nhập lặp giữa các nơi. Nên tính chuyện thay khi phần mềm không còn được hỗ trợ, không cho lấy dữ liệu ra, hoặc buộc công ty đổi quy trình lõi chỉ để vừa với nó. Nhiều trường hợp có thể thay từng phần: giữ hệ thống đang chạy ổn, thay khâu yếu nhất rồi nối lại bằng lớp tích hợp.
Dữ liệu nằm ở nhiều phần mềm thì làm sao có một báo cáo chung?
Trước khi dựng dashboard, cần thống nhất cách tính từng chỉ số (ví dụ doanh thu tính theo đơn đã giao hay đã xuất hóa đơn), mã khách hàng, mã sản phẩm và hệ thống nào là nguồn của từng con số. Sau đó mới gom dữ liệu từ các hệ thống nguồn về một nơi làm báo cáo, cập nhật theo lịch. Nên bắt đầu với vài chỉ số lãnh đạo thực sự xem hằng tuần thay vì dựng thật nhiều biểu đồ ngay từ đầu.
Công ty không có phòng IT thì ai nên phụ trách dự án chuyển đổi số?
Người chịu trách nhiệm chính nên là người có quyền quyết định về quy trình, thường là chủ doanh nghiệp hoặc trưởng bộ phận liên quan, không phải người rành máy tính nhất. Bên cạnh đó cần một chủ quy trình hiểu nghiệp vụ và một người nội bộ giữ tài khoản quản trị, theo dõi cảnh báo của các kết nối. Đơn vị bên ngoài có thể thiết kế và triển khai, nhưng doanh nghiệp phải giữ mục tiêu, dữ liệu và các tài khoản đứng tên mình.
Cần tư vấn chuyển đổi số & tích hợp hệ thống
Mô tả ngắn hiện trạng và mục tiêu, PTK Solutions sẽ phản hồi với phương án và phạm vi phù hợp.