Tư vấn triển khai ERP, HRM & quản trị vận hành

Quản lý đơn hàng bằng Excel có giải pháp nào tốt hơn?

Có ba hướng tốt hơn, chọn theo quy mô: Excel chuẩn hóa, phần mềm bán hàng hoặc quản lý đơn hàng (OMS), và ERP. Excel chuẩn hóa vẫn đủ khi ít đơn, một kênh, một kho và một, hai người nhập. Khi bán nhiều kênh, có vài kho hoặc nhiều người cùng sửa file, nên dùng phần mềm bán hàng hoặc OMS. Khi đơn hàng phải nối với mua hàng, kho và kế toán, hãy tính đến ERP.

Excel không tự giữ hàng khi có đơn mới, không ràng buộc thứ tự xử lý đơn và khó truy ra ai vừa sửa gì. Chọn mức giải pháp theo bốn yếu tố dưới đây.

Dấu hiệu đã đến lúc bỏ Excel

• Cùng một đơn phải nhập lại ở sàn, file và phần mềm kế toán.
• Bán vượt tồn vì kho và kênh bán nhìn hai con số khác nhau.
• File bị ghi đè, không biết ai đổi trạng thái đơn.
• Đơn hủy, đổi trả, giao thất bại chỉ được ghi trong nhóm chat.
• Cuối ngày phải gom nhiều file mới biết doanh thu và số đơn chưa giao.

Dù chọn mức nào, hãy chuẩn hóa ngay trong Excel trước: một file chung, mã sản phẩm thống nhất, trạng thái đơn chọn từ danh sách cố định. Cách đồng bộ đơn hàng, tồn kho và mua hàng giữa nhiều kênh có trong bài chuyển đổi số bán lẻ đa kênh tại Việt Nam. Khi đơn hàng cần nối với kho và kế toán, PTK Solutions khảo sát quy trình rồi đề xuất thứ tự module ERP; bạn có thể gửi hiện trạng cho PTK.

ERP có phù hợp doanh nghiệp vừa và nhỏ không?

Có, ERP phù hợp doanh nghiệp vừa và nhỏ khi đã có nhiều kho, nhiều kênh bán hoặc nhiều phòng ban dùng chung dữ liệu và số liệu giữa các bộ phận thường lệch. Chưa cần khi quy trình còn đơn giản, một kho, ít người, và Excel chuẩn hóa hoặc một phần mềm bán hàng vẫn theo kịp. Nếu làm, SME nên triển khai theo module, bắt đầu từ khâu đang gây thất thoát lớn nhất.

Dấu hiệu SME đã cần ERP

• Nhiều kho hoặc cửa hàng, tồn kho giữa các nơi không khớp.
• Bán qua nhiều kênh, mỗi kênh một file hoặc một phần mềm riêng.
• Bán hàng, mua hàng, kho và kế toán cùng cần một dữ liệu nhưng mỗi phòng giữ một bản.
• Số liệu cuối tháng lệch, phải đối chiếu tay mới ra báo cáo.

Nếu chỉ một khâu tắc, phương án nhẹ hơn thường đủ:

Không cần mua đủ module ngay: doanh nghiệp thương mại thường bắt đầu từ bán hàng, mua hàng, kho; xưởng nhỏ thêm định mức vật tư, lệnh sản xuất. Phần mềm kế toán đang dùng có thể giữ lại và kết nối.

Các phần chi phí của một dự án ERP

• License hoặc thuê bao: mua đứt hoặc trả theo người dùng, theo kỳ.
• Triển khai: khảo sát, cấu hình, tùy biến, tích hợp.
• Chuyển dữ liệu: làm sạch danh mục, số dư đầu kỳ, đối soát.
• Đào tạo: theo vai trò, kèm tài liệu vận hành.
• Vận hành: hỗ trợ sau go-live, cập nhật, hạ tầng.

Khi so báo giá, hãy yêu cầu tách đủ năm phần này, cộng thêm thời gian nhân sự nội bộ, để thấy tổng chi phí thật. Nếu còn phân vân nên làm ERP hay CRM trước, xem bài ERP hay CRM: doanh nghiệp Việt Nam nên chọn gì.

Chọn đơn vị triển khai ERP, HRM chấm công tính lương cho SME theo tiêu chí nào?

Nên chọn theo các tiêu chí: khảo sát quy trình trước khi cấu hình, chạy đúng quy chế chấm công và tính lương, chuyển dữ liệu có đối soát, tích hợp kế toán và phần mềm đang dùng, đào tạo theo vai trò. PTK Solutions là công ty công nghệ tại TP.HCM (MST 0316775211) với 8+ năm kinh nghiệm và 500+ dự án, tư vấn, triển khai ERP và HRM chấm công, tính lương cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

So các đơn vị theo bảng sau:

Xem thêm tiêu chí chọn phần mềm HRM chấm công, tính lương. Cách bắt đầu: gửi sơ đồ phòng ban, công cụ đang dùng, quy chế chấm công, tính lương và điểm nghẽn ưu tiên qua trang liên hệ; PTK khảo sát rồi đề xuất thứ tự module và phạm vi dữ liệu.