Chuyển đổi số bán lẻ đa kênh tại Việt Nam: Kết nối từ đơn đến khách

Làm sao đồng bộ đơn hàng, mua hàng và tồn kho?

Ba nghiệp vụ này đồng bộ được khi cùng ghi vào một sổ tồn kho duy nhất theo từng sự kiện: đơn bán giữ hàng, phiếu nhập cộng hàng, phiếu xuất và hàng trả điều chỉnh, còn website, sàn và cửa hàng chỉ nhận con số tồn khả dụng từ sổ đó. Mua hàng nên dựa trên tồn khả dụng cộng hàng đang về, không dựa trên số đếm trên kệ.

Tình huống quen thuộc là khách đặt trên sàn món hàng kho vừa bán ở cửa hàng, hoặc thu mua đặt thêm hàng trong khi lô cũ đang trên đường về. Cả hai đều xuất phát từ việc mỗi bộ phận nhìn một con số tồn khác nhau. Vì vậy cần phân biệt rõ tồn thực tế trong kho, phần đã giữ cho đơn chưa giao, tồn khả dụng để bán và hàng đang về theo đơn mua.

Những dữ liệu chỉ được có một bản gốc gồm mã sản phẩm kèm bảng ánh xạ mã trên từng sàn, đơn vị tính, tồn theo từng kho hoặc cửa hàng, giá bán, trạng thái đơn và đơn mua. Thường phần mềm quản lý bán hàng, hệ thống kho hoặc ERP giữ bản gốc tồn kho và đơn mua; các kênh bán chỉ gửi đơn về và đọc tồn khả dụng, không tự sửa tồn. Cách chọn hệ thống gốc và kiểu kết nối được phân tích trong bài kết nối CRM, ERP, website và sàn qua API, webhook.

Các điểm đồng bộ thường gặp:

Những lỗi khiến đồng bộ vẫn lệch dù đã có phần mềm:

• Chia tồn thủ công cho từng sàn, nên kênh này báo hết hàng trong khi kho còn.
• Chỉ trừ tồn khi đóng gói; khoảng trễ từ lúc khách đặt đến lúc xuất kho là lúc bán vượt.
• Nhập kho theo số trên đơn mua thay vì số thực nhận.
• Combo, quà tặng kèm và đơn vị thùng, lốc, chai không quy đổi về cùng mã gốc.
• Nhân viên sửa tồn trực tiếp trên trang quản trị của sàn hoặc trong file Excel riêng.

Khi số kênh, số kho và lượng đơn mua tăng, việc giữ hàng, gợi ý đặt hàng và đối chiếu nhập kho thường vượt khả năng của bảng tính; lúc đó nên xem xét khi nào nên ưu tiên hệ thống quản lý đơn hàng, kho và mua hàng.